连云港师范高等专科学校后勤与基建管理处
基建档案管理办法（试行）
为进一步规范后勤与基建管理处的基建档案管理工作，全面、及时收集基建文件材料，确保基建档案的真实性、完整性、安全性，发挥基建档案在学校发展建设中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）、连云港市城建档案管理的有关规定，结合我校基建工作实际，特制定本办法。
一、基建档案的定义
本办法所称基建档案是指学校在基础设施建设维护过程中由后勤与基建管理处形成、与基建工程项目相关、具有保存价值的文件。
二、基建档案管理的原则
（一）完整性原则。基建档案应全面反映基建项目从申请立项到竣工验收的整个过程，保证档案的完整。
（二）准确性原则。基建档案移交前应认真审核整理，保证基建档案的准确。
（三）系统性原则。基建档案应按不同类别及时移交、整理，便于管理和使用。
（四）安全性原则。基建档案必须妥善保管，有完整的查阅与借阅流程，以确保档案的安全。
（五）有效利用原则。基建档案应该得到充分、有效的利用，发挥其在学校发展建设中的应有作用。
三、基建档案的归档范围
（一）基建项目前期文件
1.决策立项文件。包括项目建议书及批复；研究决策的会议纪要；可行性研究报告批复；项目评估报告；环境预测、调查报告；设计任务书、计划任务书等。
2.建设用地、征地、拆迁文件。包括征占用地的相关文件；规划意见书及附图；建设用地规划许可证及附件、附图；国有土地使用证；国有土地使用权出让交易文件等。
3.勘察、测绘及设计文件。包括工程地质、水文地质勘察报告；建筑用地钉桩通知单；验线合格文件等；设计任务书；审定设计方案通知书；初步设计图纸及说明；施工图设计及说明；设计计算书；消防设计审核意见；施工图审查通知书；各阶段设计图纸等。
4.招投标文件及合同。包括勘察招投标文件及合同；设计招投标文件及合同等。
5.工程开工文件。包括施工任务批准文件；修改工程施工图纸通知书；建设工程规划许可证、附件及附图；建设工程施工许可证；工程质量监督手续等。
6.商务文件。包括工程投资估算文件；工程设计概算；施工图预算；施工预算；建设工程概况等。
（二）项目竣工文件
1.施工文件。包括工程管理与验收文件；施工管理资料；施工技术资料；施工物资资料；施工测量记录；施工记录；施工试验记录；施工质量验收记录；施工招投标文件及合同等。
2.室外工程文件。包括规划红线以内的道路、路灯、绿化及地下各种管线工程的隐检、洽商、施工记录、质量验收等文件。
3.竣工图。包括工艺平面布置图等竣工图；建筑竣工图、幕墙竣工图；结构竣工图；建筑给水、排水与采暖竣工图；燃气竣工图；建筑电气竣工图；智能建筑竣工图；通风与空调竣工图；地上部分的道路、绿化、庭院照明、喷泉喷灌等竣工图；地下部分的各种市政、电力、电信管线等竣工图。
4.监理文件。包括监理管理资料；监理工作记录；监理验收文件；工程变更单；监理招投标文件及合同等其他资料。
5.其他文件。包括合同约定由学校采购的材料、构配件和设备的质量证明文件及进场报验文件；工程竣工总结；工程未开工前的原貌、竣工新貌照片；工程档案移交文件等。
（三）项目竣工验收文件
竣工验收及备案文件等。包括建设工程竣工验收备案表、工程竣工验收报告；规划、消防、环保等部门的准许使用文件；房屋建筑工程质量保修书；住宅质量保证书、使用说明书；建设工程规划验收合格文件；工程审计文件、材料、决算报告；工程开工、施工、竣工的录音录像资料；建设工程竣工档案预验收意见等。
四、基建档案管理分工
（一）基建科项目资料人员负责审核签收施工单位、监理单位报送的相关基建文件材料。
（二）基建科档案管理人员负责对项目资料人员报送的相关基建文件材料进行整理归档。
（三）基建科项目负责人负责监督基建工程项目施工、监理、竣工等文件材料的收集、整理工作，在工程竣工验收前组织竣工档案的预验收，按时向连云港市城建档案馆报送竣工档案。
五、基建档案的收集、整理与归档
（一）基建档案的收集
1.基建档案的收集工作，应与项目建设同步进行，在签订项目合同时，要将对竣工档案的要求纳入合同中，并作为工程验收时的依据之一。
2.在建设项目的各个阶段要重视文件材料的存在价值，如：文字材料要有主要负责人签字，以单位名义形成的文件要加盖公章，图纸标签栏不得有漏签等。
3.项目负责人应在工程竣工验收合格后及时整理各种文件材料。
4.工作人员发生岗位变动时，必须首先办理档案清理和移交手续，任何人不得私自留存应该归档的文件材料原件。
（二）基建档案的整理
1.档案员应及时对各阶段形成的文件材料进行分类整理。
2.档案员应该按照基建档案的归档范围，认真整理、筛选各项文件材料，保持文件材料之间内在的客观的有机联系。
（三）基建档案的归档
1.归档的基建档案应为与档案目录完全一致的一整套资料，必须是原件且符合《建设工程文件归档整理规定》的要求。
2.各项工程验收时，竣工档案不完整、不准确、不符合要求的，不予验收。竣工档案在工程验收合格后，项目负责人须及时向档案管理人员报送，共同办理交接手续。
六、基建档案的保管、查阅和借阅
（一）基建档案在归档前由基建科档案管理人员统一管理，以维护档案的完整、安全。
（二）本校人员因工作需要查阅基建档案时应办理查阅登记手续，校外人员需要查阅须凭单位介绍信、本人证件经本处领导批准并办理查阅登记手续。
（三）查阅基建档案一般只能在基建科办公室内进行。校内人员如因特殊情况必须借出，应办理登记手续，明确归还时间，正本文件须经处领导批准方可借出，孤本文件、底图等只供复制，不外借。
（四）查阅基建档案需拍照、复制时，须经处领导同意。
（五）查阅、借阅人员要爱护基建档案，不得擅自拆卷、抽页、涂改、转借，如有损失，应追究其相关责任。
（六）基建科档案管理人员要及时将用毕退回的文件材料放归原卷宗内，并办理清退手续。
七、文件的销毁
（一）在基建档案正式归档完成后，由各专业负责人确认没有保存价值的文件，经处领导批准后统一销毁。
（二）正式归档的文件材料不得任意销毁，已拆除工程的档案，不得因工程的不复存在自行销毁。
八、本办法由后勤与基建管理处负责解释。
九、本办法自印发之日起施行。